Database Siswa dengan Access bag. 1

Cara membuat database siswa atau master_siswa sederhana, sebelum anda membuat database siswa atau master siswa ini perlu diketahui hal-hal yang memang diperlukan oleh pihak sekolah, misal :

-  Data pribadi siswa,

-  Data orang tua siswa

-  Data Mater kelas.

Kalau anda urai item-item ( selanjutnya kita menyebutnya dengan field), maka dari ketiga data tersebut mengandung item-item sbb :

Data pribadi Siswa

No	Nama item / Field	Type data	Keterangan
1	No.Induk.Siswa	Character	Karena siswa pasti mempunyai nomor induk. Jadi nomor induk siswa ini akan menjadi key atau index key.
2	Nama.Siswa	Character	Item ini diisi dengan nama lengkap siswa.
3	Nama panggilan	Character	Nama panggilan ini untuk mempermudah pencarian.
4.	Tempat lahir	Character	Tempat lahir siswa
5.	Tanggal lahir siswa	Date	Diisi dengan tanggal lahir siswa, biasanya item ini diisi untuk keperluan penulisan di rapor atau ijazah
6.	Jenis kelamin siswa	Character	Berisi jenis kelamin siswa, laki-laki atau perempuan.
7.	Alamat domisili	Memo	Untuk mengetahui keberadaan siswa tersebut. Di dalam field ini sekaligus diisi dengan RT/RW, kelurahan dan kodepos, kota domisili dari domisili tersebut.
8.	Keterangan Rumah	Character	Hanya berisi tanda centang atau tanda yang lain, untuk memastikan apakah alamat tersebut benar rumah orang tuanya atau siswa tersebut bertempat tinggal di saudara, family atau kost.
9.	Telepon tempat tinggal	Character	Mencatat nomor telepon kediaman siswa tersebut
10.	Telepon selular	Character	Mencatat nomor telepon selular dari siswa tersebut.
11.	Asal sekolah	Character	Mencatat nama asal sekolah bila siswa tersebut adalah berstatus pindahan dari sekolah lain.
12.	Nomor Ijazah atau nomor raport	Character	Mencatat nomor rapor atau nomor ijazah dari siswa tersebut.
13.	Status_kelas	Character	Berisi status di kelas berapa siswa itu sekarang.

Data Orang Tua Siswa

Hal ini juga perlu ada sebab bilamana pihak sekolah ingin bertemu dengan orang tua siswa maka pihak sekolah tidak perlu susah-susah untuk mencari dokumen siswa, tersebut tinggal panggil no induk atau mencari di status kelas maka siswa tersebut sudah ketemu.

Adapun rincian item dari data orang tua siswa tersebut adalah sebagai berikut :

No	Nama Item / Field	Type Data	Keterangan
1	No. Induk Siswa	Character	Tetap harus ada, sebab untuk menunjukkan dari orang tua siswa tertentu.
2	Nama Orang tua / wali	Character	Nama orang tua, biasanya di isi dengan nama ayah kandung atau wali laki-laki.
3.	Nama ibu kandung	Character	Di isi dengan nama ibu kandung.
4.	Alamat domisili orang tua kandung	Memo	Untuk mengetahui keberadaan orang tua siswa  tersebut. Di dalam field ini sekaligus diisi dengan RT/RW, kelurahan dan kodepos, kota domisili dari domisili tersebut.
5.	Telepon rumah	Character	Diisi dengan nomor telepon rumah orang tua bersangkutan
6.	Nomor Selular Ayah	Character	Diisi dengan nomor hp dari ayah
7.	Nomor Selular Ibu	Character	Diisi dengan nomor hp dari ibu
8.	Tempat lahir Ayah	Character	Tempat ayah dilahirkan
9.	Tanggal lahir Ayah	Date	Tanggal lahir ayah.
10	Tempat lahir Ibu	Character	Tempat Ibu dilahirkan
11	Tanggal lahir Ibu	Date	Tanggal Iahir Ibu
10.	Jenis pekerjaan Ayah	Character	Diisi dengan -  Pengusaha -  Pegawai Negeri -  Angkatan Bersenjata / POLRI -  Karyawan swasta -  Lain-lain
11.	Alamat pekerjaan Ayah	Memo	Diisi dengan alamat tempat kerja Ayah
12.	Telepon kantor Ayah	Character	Diisi dengan nomor telepon kantor Ayah siswa yang bersangkutan.
13.	Jenis pekerjaan Ibu	Character	Diisi dengan : -  Ibu rumah tangga -  Pengusaha -  Pegawai Negeri -  Angkatan Bersenjata / POLRI -  Karyawan Swasta -  Lain-lain.
14.	Alamat pekerjaan	Memo	Diisi dengan alamat tempat kerja Ibu.
15.	Telepon kantor Ibu	Character	Diisi dengan nomor telepon kantor Ibu siswa yang bersangkutan.

Setelah data rincian siswa dan orang tua siswa dibuat rancangan item-itemnya maka tinggal 1 ( satu ) lagi yaitu master kelas, di mana siswa tersebut berkelas. Adapun rincian dari master kelas adalah sebagai berikut :

Data Master Kelas Siswa

Adapun rinciannya adalah sebagai berikut :

No	Nama Item / Field	Type Data	Keterangan
1	Kode Kelas	Character	Berisi kode kelas, contoh 1A berarti kelas 1 ruang A, 2IPA2, berarti kelas 2 IPA ruang 2, 3IPS1 berarti kelas 3 IPS ruang 1.
2.	Nama Walikelas	Character	Nama wali kelas yang bersangkutan dari kelas tersebut.
3.	Status kelas	Character	Berisi angkatan siswa apakah kelas 1, 2 atau 3.
4.	Jumlah Siswa	Numeric	Berisi total siswa semuanya
5.	Jumlah siswa laki-laki	Numeric	Berisi total siswa  laki-laki dalam kelas tersebut
6.	Jumlah siswa perempuan	Numeric	Berisi total siswa perempuan dalam kelas tersebut.

Kalau anda perhatikan dari ke 3 (tiga) tabel di atas type data ada yang numeric ada yang date atau tanggal, ada character ada memo. Sebelumnya saya akan menjelaskan untuk masing-masing tipe data tersebut secara rinci.

Sebuah variabel (atau text box) apabila dideklarasikan maka ia harus mempunyai tipe data. Pemilihan tipe data akan berpengaruh langsung pada ukuran tempat penampungan file pada database. Ada tipe data yang hanya membutuhkan ruang simpan kecil ada pula yang membutuhkan ruang simpan yang lebih besar.

Berikut ini daftar type data yang sering digunakan dan penjelasannya:

BYTE:
Berukuran kecil dan hanya menampung 2 bit (=1 byte) bilangan hexa yaitu 00 hexa sampai FF hexa, atau bila dinyatakan dalam desimal 0 sampai 255 saja.

BOOLEAN:
Berukuran kecil hanya menampung keterangan TRUE (=benar) atau FALSE (=keliru) saja.

INTEGER:
Berukuran kecil-sedang menampung bilangan non-pecahan antara -32768 sampai 32767

LONG:
Sering disebut juga dengan Long Integer, berukuran sedang, menampung bilangan non pecahan -2147483648 sampai 2147483647

SINGLE:
Disebut juga Single Precision Floating Point, berukuran sedang (lebih besar dari Long), menampung bilangan pecahan sebesar 8 bit (=4 byte) bilangan hexa.

DOUBLE:
Disebut juga Double Precision Floating Point, berukuran sedang (lebih besar dari Single), menampung bilangan pecahan sebesar 16 bit (=8 byte) bilangan hexa.

CURRENCY:
Berukuran sedang (lebih besar dari Single namun lebih kecil dari Double) menampung bilangan non-pecahan antara -9223372036854775808 sampai 9223372036854775807
Pemilihan tipe data ini akan mengakibatkan secara default data tampil dengan diawali Currency Symbol (lambang satuan mata uang) seperti Rp. 23.000,- atau $ 45 dan lain sebagainya. Oleh karenanya pilihan ini cocok untuk data transaksi keuangan.

DECIMAL:
Berukuran besar, menampung bilangan non-pecahan dengan sebesar 28 bit (=14 byte) hexa. Pilihan ini sebaiknya hanya diperlukan apabila memang data yang diolah angkanya sangat besar, karena tipe data ini memboroskan kapasitas ruang simpan database.

DATE:
Berukuran sedang (setara Currency), digunakan untuk menampung data tanggal dan waktu

STRING:
Berukuran besar, digunakan untuk menampung data text (alfanumerik plus karakter).

OBJECT:
Berukuran sedang, digunakan untuk menampung data referensi Object

VARIANT:
Berukuran sangat besar, merupakan tempat penampung serbaguna dan dapat menampung data apa saja. Bila dalam deklarasi variabel anda hanya menuliskan "DIM A" misalnya, tanpa menyebutkan tipe datanya maka itu berarti anda membuat sebuah variabel dengan tipe data Variant.
Karena tipe data Variant berukuran sangat besar maka sebaiknya hindari penggunaanya bila tidak terpaksa.

Text

Ini adalah tipe data yang paling umum digunakan. Tipe data ini bisa digunakan untuk field alfanumeric, seperti nama, alamat, kode pos, nomor telepon dan sebagainya. Microsoft Access memberi keleluasaan bagi Anda untuk memasukkan data sampai 255 karakter ke field dengan tipe data ini.

Memo

Tipe data ini mirip dengan teks, tetapi bisa menampung sampai dengan 64.000 karakter. Tipe data text lebih sering dugunakan karena memo tidak bisa diurutkan atau diindeks.

Number

Tipe data ini digunakan untuk menyimpan data numeric yang akan digunakan untuk perhitungan matematis. Anda tidak menggunakan tipe data ini untuk nomor telepon, misalnya, karena nomor telepon tidak perlu diproses secara matematis.

Date/Time

Tipe data ini digunakan untuk nilai tanggal dan waktu. Misalnya,  Anda bisa menggunakan tipe data ini untuk tanggal lahir atau tanggal pembelian.

Currency

Tipe data ini terutama digunakan untuk nilai mata uang. Tetapi, Anda juga bisa menyertakan data numeric dalam perhitungan yang memerlukan satu sampai empat angka desimal. Tipe data ini, misalnya, bisa digunakan untuk nilai pembelian atau ongkos pengantaran.

Auto Number

Ini adalah angka yang secara otomatis akan terurut atau angka acak yang ditetapkan Microsoft Access untuk record baru yang ditambahkan ke sebuah tabel. Field AutoNumber tidak bisa diedit. Oleh karena itu jenis data ini digunakan untuk field yang harus unik, artinya tidak boleh ada nilai yang sama untuk field ini. Sebagai contoh Anda bisa menggunakan tipe data ini untuk NIM, NIP, KARPEG atau Nomor Induk Siswa.

Yes/No

Tipe data ini hanya bisa mempunyai dua nilai yaitu Yes atau No. Data ini digunakan untuk field yang hanya mempunyai dua nilai. Misalnya, sebuah tabel yang berisi informasi mengenai karyawan bisa menggunakan tipe data ini untuk field status perkawinan di mana hanya memiliki  dua nilai yaitu Ya atau Tidak.

OLE Object

Tipe data ini digunakan untuk eksternal objek, seperti bitmap atau file suara. Misalnya, Anda bisa menggunakan tipe data ini untuk menyimpan gambar bitmap (foto) karyawan dalam tabel Karyawan. Meskipun file bitmap yang digunakan disimpan dalam tabel, tetapi file bitmap ini hanya bisa ditampilkan dalam form atau report.

Hyperlink

Ini merupakan gabungan dari teks dan bilangan yang disimpan sebagai teks dan digunakan sebagai alamat hyperlink. Hyperlink digunakan untuk menyimpan pointer ke sebuah situs web atau path ke sebuah file di harddisk. Bila Anda mengklik sebuah hyperlink, Microsoft Access akan mencoba membuka file tersebut dalam aplikasi asli file yang bersangkutan.

Lookup Wizard

Bila Anda menggunakan tipe data ini untuk sebuah field, Anda bisa memilih sebuah nilai dari tabel lain atau dari sebuah daftar nilai yang ditampilkan dalam sebuah kotak daftar atau kotak combo.

Di lanjutkan pada postingan berikut ……………. Sabar ya….